El tiempo es un recurso sumamente importante en la productividad. Por ende, gestionarlo de manera adecuada y monitorear que sea invertido en los proyectos correspondientes es fundamental para que una empresa alcance sus objetivos. En este sentido, los sistemas de control horario digital plantean una alternativa eficaz para monitorear y controlar el tiempo.
La gestión del tiempo es uno de los pilares de la productividad. Debemos partir de que el tiempo es un recurso limitado, que dependiendo de la forma como se distribuye y se invierte puede llevarnos al éxito o al fracaso.
Esto no solo se puede ampliar al aspecto personal, también es un tema que les atañe a las empresas, quienes deben estar siempre al tanto de la cantidad de horas que su fuerza laboral realmente está destinando a cumplir los objetivos globales.
Desde tal perspectiva, el tiempo se debe considerar como un elemento que incide en el presupuesto, por lo que se debe analizar en detalle.
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La tecnología es la clave
Aferrarse a los expedientes físicos, como las hojas impresas y las firmas con bolígrafo, solo para comprobar que los empleados han asistido al trabajo, es una tarea tediosa que se considera como parte del pasado o de una mala estrategia.
Actualmente existen controles de horario digitales que permiten crear planes de trabajo y gestionar los horarios laborales a través de aplicaciones muy fáciles de utilizar, que se pueden instalar en una tablet o teléfono móvil.
Estos sistemas se convierten en un gran apoyo para las empresas, especialmente para el área de Recursos Humanos, la cual tiene que estar al tanto de todos los cambios en la rutina de trabajo de un empleado y conocer cómo afectan la nómina. Además, debe evaluar el desempeño general y el clima laboral, entre muchas otras actividades de gran importancia.
Estos sistemas de fichaje pueden adaptarse a cualquier tamaño de empresa y requerimientos, por lo que no es una objeción válida el desaprovechar las ventajas que ofrecen. Por otro lado, su adopción es una tarea sencilla, ya que suelen tener configuraciones muy amigables con las actividades de la empresa. Así, se puede establecer una zona de fichaje para los empleados en el área de ingreso. Pero también, si se desea, puede llevarse a cabo desde algún dispositivo móvil.
Visto desde otra perspectiva, elegir la implementación de un sistema de control horario digital, más que una forma de modernizarse, es una oportunidad para optimizar actividades y obtener reportes valiosos con los cuales identificar áreas de oportunidad para incrementar la productividad.
Analizando la productividad
La gestión optimizada del tiempo, a través de sistemas digitales, también puede contribuir a identificar empleados que están en un rango de mayor productividad, ya que el análisis de datos es más transparente y sencillo, lo que también contribuye a que el desempeño sea valorado y reconocido.
De igual forma, a través de la sistematización de un control de horarios se pueden conocer indicadores que afectan el presupuesto de la empresa. Por ejemplo, es posible saber si se está elevando considerablemente el número de horas extras que la empresa está pagando, o si está por encima de lo estimado el índice de ausentismo.
También ayudan a identificar problemas de clima laboral, los cuales está comprobado que pueden afectar el rendimiento de los empleados.
Control de incidencias
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas con una fuerza laboral numerosa es el registro de cambios o alteraciones en la rutina de los empleados. Esto se debe a que afecta la forma en que se calcula el salario individual. Sin embargo, cuando se agiliza el registro de estas alteraciones o afectaciones a la rutina ordinaria, los cálculos de salarios no deben ser un problema.
Volviendo a los controles de horarios digitales, estos se definen como una forma flexible para registrar las horas laboradas por cada empleado y la forma en que se han distribuido. De igual manera, permite llevar un conteo de las horas extras y darles seguimiento. Los empleados, incluso, pueden registrar sus tiempos de trabajo desde cualquier lugar, a través de su propio teléfono móvil.
Los empleadores, por su parte, pueden crear pautas para controlar inconvenientes como el fichado en horas que no se corresponden, ajustando los sistemas a sus requerimientos particulares.
Control de tiempos de descanso
Está comprobado que permitir que los empleados tomen pausas cortas es beneficioso durante la jornada laboral. Influye de forma positiva en su rendimiento y permite que al volver al trabajo se concentren fácilmente, mantengan una mejor salud mental y estado de ánimo.
Un buen sistema de fichaje permite controlar también estas pausas, para saber que se están respetando en favor de la productividad y la mejora del clima laboral.
Obligatoriedad del control de horarios
Cabe señalar que desde el año 2019 se estableció en el Real Decreto-ley 8/2019 la obligatoriedad del control horario. Este tiene como finalidad evitar las horas extras laboradas no pagadas y evitar tanto fraudes como abusos entre los trabajadores y los empresarios. Por lo tanto, cada empresa debe asegurarse de registrar el fichaje de tal forma que pueda analizarse cuál ha sido el comportamiento de un empleado dentro de la empresa y que ha obtenido la retribución correspondiente por su desempeño.
No existe un procedimiento definido para llevar a cabo tal control de horarios, por lo que cada empleador puede hacer uso del método que le resulte más efectivo, siempre y cuando sea fiable. Además, en caso de que sea requerido por las autoridades competentes, las empresas deben presentar el registro del control horario de forma clara y ordenada.
Como podemos ver, contar con un sistema de control de horarios es una forma muy simple de cumplir con la ley, pero también de digitalizar los planes de trabajo y saber el rumbo que la empresa está adquiriendo con su fuerza laboral.
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